El secreto para salirte con la tuya en una reunión

Work meeting

¿Cómo hacer para conseguir que Tu proyecto tenga la aprobación de las personas que acudirán a la reunión de trabajo?

Usualmente cuando realizamos una reunión de trabajo, las personas que asisten a ésta están a la expectativa o a la defensiva. Algunas veces hasta llevan ideas en mente con las que atacarán dicha reunión ¿Por qué sucede comúnmente eso? ¿Cuál es el motivo principal de que ciertas veces en las reuniones no se obtenga el resultado esperado o la votación deseada para llevar a cabo ciertos planes o proyectos? O de que la reunión sea un completo fracaso o desastre. La respuesta es muy sencilla “se encuentra en el tiempo” ¿Qué parte de tu tiempo estás dispuesto a dedicarle a las personas más influyentes que acudirán a esa Junta antes de la misma? La clave para tener éxito en una reunión se encuentra en realizar reuniones por separado con cada una de las personas que acudirán a la junta y que tienen el poder de influir (líderes que se han ganado la confianza de las personas) en el grupo que asistirá a la misma. Recuerda que las personas siempre observan todo desde su propio paradigma, es decir, tienen su propio modelo, al igual que Tú, de interpretar la realidad. La forma en que Tú observas un nuevo proyecto, asunto o reto es muy distinto al modo en que lo ven otras personas. Por lo mismo, su opinión será muy diferente de la tuya. Para que obtengas el éxito esperado:

  • Platica con las personas influyentes con antelación a la reunión.
  • Observa detenidamente si existe un líder principal que tenga la mayor influencia en el grupo. Si es así, entonces reúnete primero con él (o ella) y lleguen a puntos comunes que ambos aprueben. Por ningún motivo intentes imponerle tu idea o proyecto (eso te sacará de la jugada). Mejor gánate su confianza escuchándolo(a), respetándolo(a) y llegando a un acuerdo ganar-ganar (que beneficie a todos los involucrados).
  • Posteriormente reúnete por separado con las personas más influyentes después del líder, una por una. Escucha sus puntos de vista y plantéales tu nuevo proyecto. Haz que lo retroalimenten para que sientan de cierta manera que han contribuido en la creación del mismo. Obtén, desde antes de la Junta, su aprobación.
  • Una vez obtenida la aprobación de las personas influyentes, podrás realizar la reunión con todos los miembros del grupo.

Para ganarte mucho más fácil la aprobación de los demás miembros del grupo (que a veces son mayoría y que no se encuentran dentro del grupo de los líderes, es decir los seguidores) interésate en verdad en ellos. Apréndete cómo se llaman y salúdalos por su nombre cuando los encuentres en los pasillos de la Organización, Empresa, Negocio o en la calle. Conviértete en un líder disponible y accesible, es decir, si alguien desea hablar contigo prográmale una cita para entrevistarte con él, escúchalo y aprovecha ese momento también para conocer un poco más acerca de esa persona ¿Cuáles son sus sueños? ¿Está a gusto en su trabajo? ¿Qué sugerencias tiene para mejorar? ¿Cómo está su familia? ¿Qué le gusta hacer en sus ratos libres? etc. Cuando la persona se haya retirado, anótalo en su expediente. Todos esos datos son verídicos porque te los dio el interesado, te serán de mucha ayuda para ganarte a todas las personas y su aprobación. De sobra está decir que también, y antes que otra cosa, realices esta labor con tus líderes y los líderes más influyentes.

Las reuniones tienen, además, que tener una forma de organizarse o un orden. Esto es esencial, sólo así se abordarán los temas deseados y terminarán a la hora pactada. Para que las personas sientan que aprovecharon realmente su tiempo y que se están logrando resultados valiosos que verdaderamente se están aplicando como derivaciones de estas juntas.

  1. Al inicio de la junta es básico que se comenten los resultados que se han obtenido con la implementación del proyecto que se planteó en la reunión anterior. Esto tiene que ser de un modo muy rápido, es solamente para mantener a la gente informada.
  2. Una vez terminado este comentario se procederá a plantear el proyecto o los puntos ya hablados con antelación con los líderes (y  habiendo obtenido su aprobación con anterioridad). Se procederá a la votación, ten por seguro que se llegará a la aprobación del mismo por mayoría.
  3. Se puede dedicar un punto final a plantear mejoras positivas (sin cambiar el enfoque inicial) al proyecto. Especialmente la generación de ideas creativas, mismas que ayudan y contribuyen a la mejora de los grandes proyectos. Recuerda que dos cabezas piensan mejor que una.
  4. Una vez anotadas las mejores ideas se dará la reunión por finalizada.

Si sigues uno a uno los pasos expuestos aquí, encontrarás que las reuniones son excelentes opciones para aprobar, dar seguimiento y concretar grandes proyectos; y que realmente vale la pena invertir tu tiempo en ellas.

Nuria J. Álvarez autora de:

Quiero Ser Líder ¿Qué Hago?  www.ansup.com

Quiero Ser Networker ¿Qué Hago? ansup.com/networker.php

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